Metadati, versioni e workflow
Una guida pratica per rendere l’archivio più ordinato, tracciabile e adatto al lavoro condiviso.
Tipologie documento e metadati DMS
La tipologia descrive la natura del documento; i metadati DMS aggiungono informazioni ricercabili e coerenti. Puoi usare campi di testo, numero, data, Sì/No e scelta. I campi obbligatori aiutano a evitare documenti incompleti.
- Definisci una tipologia semplice, ad esempio Contratto, Fattura o Pratica cliente.
- Aggiungi solo i campi che servono davvero per cercare o controllare il documento.
- Durante inserimento o modifica, seleziona la tipologia e completa i campi richiesti.
- Usa la ricerca avanzata per trovare documenti anche attraverso i metadati personalizzati.
La Cronologia registra anche le modifiche ai metadati, così puoi capire chi ha cambiato un dato e quando.
Classificazione assistita
Durante l’inserimento, Arkiv può suggerire una destinazione analizzando localmente nome del file, titolo e, quando disponibile, contenuto supportato dal motore di ricerca/OCR. La proposta mostra una confidenza indicativa ma non archivia, non sposta e non salva il documento senza la tua conferma.
Versionamento e Cronologia
Quando cambia realmente il contenuto di un documento o di un allegato, Arkiv conserva la copia precedente. Se il file non cambia, non vengono create copie inutili. Le modifiche ai soli dati descrittivi non generano nuove copie del file.
- Apri la Cronologia del documento per vedere eventi, autore, data e tipo di modifica.
- Usa i filtri per distinguere contenuto, metadati, allegati, workflow, collegamenti e versioni.
- Apri una versione precedente prima di ripristinarla, così puoi verificare il contenuto corretto.
- Il ripristino va eseguito con attenzione: genera una nuova operazione tracciata e mantiene la continuità dello storico.
Documenti collegati
Collega documenti appartenenti alla stessa pratica anche se sono archiviati in punti diversi. I collegamenti sono bidirezionali e possono avere un tipo di relazione, per esempio allegato di, integra o riferito a.
Prima di creare un collegamento, controlla che i due documenti siano definitivi e che il tipo di relazione sia comprensibile a tutti gli utenti. Dal Viewer puoi raggiungere rapidamente gli elementi collegati.
Centro Duplicati
Il Centro Duplicati supporta il confronto dei documenti con file identici o potenzialmente sovrapposti. Prima di eliminare, verifica contenuto, percorso e ruolo del documento: due file uguali possono essere necessari in pratiche diverse. Se vuoi soltanto evidenziare la relazione, collega i documenti con il tipo Duplicato senza alterare i file.
Workflow, responsabilità e scadenze
Il workflow aiuta a rendere visibile lo stato operativo: Bozza, Da verificare, Approvato e Chiuso. Puoi assegnare un responsabile, indicare una scadenza e aggiungere note operative.
- Inserisci il documento e completa i dati essenziali.
- Imposta lo stato iniziale e assegna il responsabile quando serve.
- Registra passaggi e decisioni attraverso il cambio di stato e le note.
- Usa la Cronologia per ricostruire il percorso del documento.
Conservazione e ciclo di vita
Puoi distinguere documenti attivi e archiviati, indicare una conservazione permanente oppure fino a una data e programmare un riesame. Le regole di conservazione possono essere collegate alle tipologie documento.
Lavoro multiutente e check-out
Quando un documento viene modificato, il check-out evita modifiche concorrenti sullo stesso elemento. Gli altri utenti possono continuare a consultarlo; Arkiv gestisce inoltre i blocchi lasciati da sessioni interrotte o crash.
In un gruppo di lavoro, comunica sempre chi è responsabile del documento e chiudi correttamente la modifica prima di passare il lavoro a un collega.
Modifiche PDF e versionamento
La rotazione nel Viewer è normalmente solo visiva. Attivando la modalità Modifica, le rotazioni diventano modifiche pendenti: al salvataggio Arkiv chiede se applicarle, scartarle o restare nel Viewer. Se scegli di salvare, la modifica passa dal normale check-out e versionamento, mantenendo la versione precedente nella Cronologia.
Cestino e periodo di conservazione
La conservazione del Cestino riguarda esclusivamente gli elementi eliminati e non modifica i documenti attivi. Prima di abilitare una pulizia automatica, fai una prova su una copia dell’archivio, verifica il backup e assicurati che gli utenti autorizzati conoscano il periodo impostato. Per un elemento da recuperare usa prima il normale comando di ripristino.
Controlli consigliati
- Esegui backup regolari e verifica le copie prima di interventi importanti.
- Consulta il Centro Integrità per controllare versioni, metadati, collegamenti, workflow e check-out.
- Evita di rinominare o spostare manualmente i file gestiti dall’archivio fuori dalle funzioni di Arkiv.