Metadati, versioni e workflow
Una guida pratica per rendere l’archivio più ordinato, tracciabile e adatto al lavoro condiviso.
Tipologie documento e metadati DMS
La tipologia descrive la natura del documento; i metadati DMS aggiungono informazioni ricercabili e coerenti. Puoi usare campi di testo, numero, data, Sì/No e scelta. I campi obbligatori aiutano a evitare documenti incompleti.
- Definisci una tipologia semplice, ad esempio Contratto, Fattura o Pratica cliente.
- Aggiungi solo i campi che servono davvero per cercare o controllare il documento.
- Durante inserimento o modifica, seleziona la tipologia e completa i campi richiesti.
- Usa la ricerca avanzata per trovare documenti anche attraverso i metadati personalizzati.
La Cronologia registra anche le modifiche ai metadati, così puoi capire chi ha cambiato un dato e quando.
Classificazione assistita
Durante l’inserimento, Arkiv può suggerire una destinazione analizzando localmente nome del file, titolo e, quando disponibile, contenuto supportato dal motore di ricerca/OCR. La proposta mostra una confidenza indicativa ma non archivia, non sposta e non salva il documento senza la tua conferma.
Regole documenti: Prova e Suggerisci
Da Inserisci Documenti > Regole... crea una regola, indica la sua Importanza e scegli cosa controllare: nome file, titolo, estensione, testo, tipo o dati del documento, provenienza File/Scanner/Outlook/Webmail e mittente e-mail quando disponibile. Imposta la destinazione e gli eventuali titolo, note e dati da proporre.
Prova sul documento mostra se la regola corrisponde e cosa proporrebbe, senza cambiare il documento. Suggerisci dove archiviare prepara una proposta: controllala e conferma i dati prima del salvataggio. Le regole non archiviano da sole e non spostano documenti già presenti. Sono condivise nell'archivio; se un collega modifica la configurazione mentre la stai usando, rileggi le regole prima di riprovare il salvataggio.
Versionamento e Cronologia
Quando cambia realmente il contenuto di un documento o di un allegato, Arkiv conserva la copia precedente. Se il file non cambia, non vengono create copie inutili. Le modifiche ai soli dati descrittivi non generano nuove copie del file.
- Apri la Cronologia del documento per vedere eventi, autore, data e tipo di modifica.
- Usa i filtri per distinguere contenuto, metadati, allegati, workflow, collegamenti e versioni.
- Apri una versione precedente prima di ripristinarla, così puoi verificare il contenuto corretto.
- Il ripristino va eseguito con attenzione: genera una nuova operazione tracciata e mantiene la continuità dello storico.
Documenti collegati
Collega documenti appartenenti alla stessa pratica anche se sono archiviati in punti diversi. I collegamenti sono simmetrici: la stessa relazione compare da entrambi i documenti. Puoi scegliere, per esempio, Collegato a, Stessa pratica o Duplicato. Non rappresentano un verso come “Risponde a” o “Sostituisce”.
Prima di creare un collegamento, controlla che i due documenti siano definitivi e che il tipo di relazione sia comprensibile a tutti gli utenti. Dal Viewer puoi raggiungere rapidamente gli elementi collegati.
Centro Duplicati
Il Centro Duplicati supporta il confronto dei documenti con file identici o potenzialmente sovrapposti. Prima di eliminare, verifica contenuto, percorso e ruolo del documento: due file uguali possono essere necessari in pratiche diverse. Se vuoi soltanto evidenziare la relazione, collega i documenti con il tipo Duplicato senza alterare i file.
Workflow, responsabilità e scadenze
Nel Viewer apri Attività per scegliere lo Stato: Bozza, Da leggere, Da verificare, Da approvare, Da firmare, Da completare, Approvato o Chiuso. Puoi assegnare un solo Responsabile, impostare la Priorità Bassa/Media/Alta, indicare una Scadenza e aggiungere una Nota.
- Inserisci il documento e completa i dati essenziali.
- Imposta lo stato iniziale e assegna il responsabile quando serve.
- Registra passaggi e decisioni attraverso il cambio di stato e le note.
- Usa la Cronologia per ricostruire il percorso del documento.
Amministratore e Autologin
Con il login all'avvio abilitato puoi scegliere Amministratore; Autologin non compare nella scelta. Con il login disabilitato compare Autologin. Entrambi condividono le assegnazioni anche passando da una modalità di accesso all'altra. Gli altri utenti mantengono la propria lista personale; Programmatore e Partner restano esclusi dai responsabili. Ogni attività ha un solo responsabile.
Da lavorare / Assegnati a me
Dalla Home apri Cruscotto > Da lavorare / Assegnati a me. Cerca per titolo, protocollo, stato, priorità, nota o nome file e filtra per Stato, Priorità e Scadenza. Fai doppio clic su una riga per aprire il documento; modifica l'attività nel Viewer e premi Aggiorna per rileggere la lista. I pulsanti A-/A+ adattano la lettura dell'elenco.
Lo Stato Chiuso conclude l'attività e la esclude dalla lista; Approvato resta uno stato aperto finché non scegli Chiuso. Home e Cruscotto non caricano la lista delle attività in background: la lettura parte quando apri o aggiorni Da lavorare.
Conservazione e ciclo di vita
Puoi distinguere documenti attivi e archiviati, indicare una conservazione permanente oppure fino a una data e programmare un riesame. Le regole di conservazione possono essere collegate alle tipologie documento.
Lavoro multiutente e check-out
Quando un documento viene modificato, il check-out evita modifiche concorrenti sullo stesso elemento. Gli altri utenti possono continuare a consultarlo; Arkiv gestisce inoltre i blocchi lasciati da sessioni interrotte o crash.
In un gruppo di lavoro, comunica sempre chi è responsabile del documento e chiudi correttamente la modifica prima di passare il lavoro a un collega.
Modifiche PDF e versionamento
La rotazione nel Viewer è normalmente solo visiva. Attivando la modalità Modifica, le rotazioni diventano modifiche pendenti: al salvataggio Arkiv chiede se applicarle, scartarle o restare nel Viewer. Se scegli di salvare, la modifica passa dal normale check-out e versionamento, mantenendo la versione precedente nella Cronologia.
Cestino e periodo di conservazione
La conservazione del Cestino riguarda esclusivamente gli elementi eliminati e non modifica i documenti attivi. Prima di abilitare una pulizia automatica, fai una prova su una copia dell’archivio, verifica il backup e assicurati che gli utenti autorizzati conoscano il periodo impostato. Per un elemento da recuperare usa prima il normale comando di ripristino.
Controlli consigliati
- Esegui backup regolari e verifica le copie prima di interventi importanti.
- Consulta il Centro Integrità per controllare versioni, metadati, collegamenti, workflow e check-out.
- Evita di rinominare o spostare manualmente i file gestiti dall’archivio fuori dalle funzioni di Arkiv.