Memo, Promemoria e scadenze
Come annotare informazioni, ricordare scadenze e gestire ricorrenze senza perdere il collegamento con l’archivio.
Memo: annotazioni collegate all’archivio
I Memo servono per conservare informazioni testuali che vuoi ritrovare insieme al resto dell’archivio. Possono essere classificati nella struttura, cercati e gestiti come elementi dedicati.
- Crea un nuovo Memo.
- Inserisci un titolo chiaro.
- Scrivi il contenuto.
- Associalo alla posizione/categoria corretta quando previsto.
- Salva.
Nelle funzioni disponibili puoi trovare modifica, ricerca nel testo, cronologia, messa in rilievo e invio email. Quando l’invio del Memo richiede un allegato, Arkiv può preparare il contenuto in PDF secondo il flusso previsto.
Promemoria: ricordare una scadenza
Il Promemoria aggiunge una data e un avviso a un’attività o a un documento. Puoi crearlo direttamente o collegarlo durante l’inserimento di un documento.
Ricorrenze
Quando un evento si ripete, usa una ricorrenza invece di creare manualmente molti avvisi. Le modalità previste comprendono giornaliera, settimanale, mensile e annuale .
Giorni prima
Il valore “Giorni prima” stabilisce l’anticipo dell’avviso. Puoi usare 0 quando vuoi essere avvisato il giorno stesso della scadenza.
Gruppi Promemoria
I gruppi aiutano a separare promemoria di tipo diverso, ad esempio amministrazione, rinnovi, clienti o attività personali. Usa gruppi stabili e comprensibili per semplificare i filtri.
Inviare un Memo
Quando devi condividere un Memo, usa la funzione email prevista invece di copiare manualmente il testo. Controlla destinatario, oggetto, corpo del messaggio ed eventuale PDF allegato prima dell’invio.
Buone pratiche
- Usa Memo per informazioni, Promemoria per scadenze.
- Non creare una ricorrenza se l’evento è singolo.
- Usa 0 giorni prima solo quando l’avviso il giorno stesso è sufficiente.
- Metti in rilievo solo ciò che deve risaltare davvero.
- Consulta la cronologia quando devi ricostruire modifiche o attività precedenti.
Memo: quando usarlo
Usa un Memo quando vuoi conservare un'informazione testuale interna che non nasce come documento esterno. Può essere utile per appunti, istruzioni, riepiloghi o note operative da ritrovare insieme al resto dell'archivio.
Creare un Memo efficace
- Inserisci un titolo riconoscibile.
- Scrivi il contenuto in modo chiaro.
- Associa categoria/posizione quando serve.
- Imposta rilievo o priorità solo se utile.
- Collega un promemoria se il Memo richiede un'azione futura.
- Salva e verifica la ricerca.
Promemoria collegato a un documento
Usalo per scadenze contrattuali, rinnovi, risposte, pagamenti o controlli. La data del promemoria non modifica la data del documento: è un'informazione operativa separata.
Ricorrenze
Le ricorrenze giornaliere, settimanali, mensili e annuali servono per attività ripetitive. Prima di renderle ricorrenti verifica che l'evento debba davvero ripetersi: troppi avvisi riducono l'utilità dello scadenziario.
Giorni prima
Imposta l'anticipo necessario per prepararti alla scadenza. Il valore 0 è utile quando vuoi essere avvisato il giorno stesso.
Posticipare un avviso
Quando la funzione è disponibile, posticipa il promemoria invece di crearne un secondo. In questo modo mantieni più ordinata la cronologia dell'attività.
Gruppi promemoria
I gruppi consentono di classificare gli avvisi per tipologia o area di lavoro. Usali con nomi brevi e coerenti, evitando di creare un gruppo diverso per ogni singolo evento.
Invio e stampa
Memo e promemoria possono interagire con funzioni di stampa/PDF/email dove previste. Prima dell'invio verifica sempre destinatari e contenuto, soprattutto se il Memo contiene informazioni interne.
Serve un altro argomento?
Torna alla guida completa oppure chiedi all’Assistente Arkiv dal pulsante “?” in basso a destra.