Organigramma completo: a cosa serve
L'Organigramma dà una visione d'insieme dell'archivio senza dover aprire una categoria alla volta. È particolarmente utile per controllare la struttura, verificare dove si trovano documenti e sottolivelli e individuare rapidamente rami molto grandi o poco ordinati.
La struttura ad albero
I nodi rappresentano i diversi livelli dell'archivio e i contenuti collegati. Espandendo un ramo puoi seguire il percorso dalla Carpetta ai livelli inferiori e ai documenti presenti. Il contatore totale e lo stato aiutano a capire quanti elementi sono stati caricati nella vista.
Visualizza solo documenti in rilievo
Riduce l'albero ai contenuti contrassegnati come importanti/in rilievo. È utile per ottenere una vista operativa più corta quando l'archivio è molto grande.
Visualizza conteggio categorie
Aggiunge alla lettura della struttura i conteggi dei contenitori, così puoi capire quali rami contengono più elementi senza aprirli tutti.
Aggiorna
Ricarica l'Organigramma e riallinea la vista allo stato corrente dell'archivio. Usalo dopo inserimenti, spostamenti o modifiche importanti.
Comprimi tutto
Chiude i rami espansi e riporta l'albero a una vista sintetica. È comodo dopo aver esplorato molte sezioni.
Ordinamento documenti
L'Organigramma rispetta l'ordinamento documentale mostrato nella schermata. Questo aiuta a leggere i contenuti con lo stesso criterio usato nel resto dell'archivio.
Quando usare l'Organigramma
- Per verificare la gerarchia prima di riorganizzare categorie.
- Per controllare se una pratica è stata classificata nel ramo corretto.
- Per vedere contemporaneamente livelli e documenti.
- Per individuare rapidamente documenti in rilievo.
- Per fare una verifica generale della struttura dopo migrazioni o importazioni importanti.
Lista Documenti: a cosa serve
Lista Documenti è la vista adatta quando non vuoi navigare cartella per cartella ma vuoi costruire un elenco filtrato. Puoi scegliere il punto di partenza dell'archivio, decidere quali livelli includere e restringere il risultato con condizioni specifiche.
Filtri per Carpetta, Sottocarpetta, Fascicolo e Sottofascicolo
Le selezioni permettono di definire il ramo da cui partire. Più restringi il percorso, più l'elenco sarà mirato.
| Controllo | A cosa serve | Esempio |
|---|---|---|
| Includi sottocarpette | Allarga l'elenco alle sottocarpette appartenenti al ramo selezionato. | Parti da “Clienti” e includi tutte le sottocarpette dei singoli clienti. |
| Includi fascicoli | Comprende anche i Fascicoli raggiungibili dal percorso selezionato. | Visualizza anche le pratiche organizzate come fascicoli. |
| Includi sottofascicoli | Estende ulteriormente la ricerca fino ai Sottofascicoli. | Elenco completo anche nei livelli più profondi. |
| Solo promemoria | Riduce il risultato agli elementi collegati a promemoria/scadenze secondo il filtro previsto. | Controllare i documenti che richiedono un'azione o un avviso. |
| Solo in rilievo | Mostra soltanto i documenti contrassegnati come importanti. | Creare una lista rapida delle pratiche prioritarie. |
| Includi allegati | Comprende gli allegati nel risultato quando vuoi cercare o consultare anche i file collegati. | Trovare un allegato senza ricordare quale documento principale lo contiene. |
Campo di ricerca
Dopo aver definito l'ambito, usa il testo di ricerca per restringere ulteriormente l'elenco. Il vantaggio è combinare la struttura dell'archivio con un criterio testuale invece di cercare nell'intero database.
Risultati, stato e totale
La lista mostra gli elementi trovati e mantiene uno stato dell'operazione e il totale. Se il risultato è troppo ampio, torna ai filtri e restringi il percorso o attiva una delle condizioni.
Anteprima
Quando disponibile per l'elemento selezionato, consente di controllare il documento senza perdere il contesto della lista.
Stampa, salvataggio e invio
La schermata prevede azioni dedicate per lavorare sul risultato, come stampa e, in base al contesto, salvataggio/invio. I report della Lista Documenti gestiscono più pagine, testi lunghi, colonne proporzionate e caratteri Unicode. Controlla l'anteprima prima di stampare. Durante Salva PDF attendi la conclusione del salvataggio, soprattutto su una cartella di rete, ed evita di avviare una seconda esportazione. Prima di operare su un elenco ampio verifica sempre che i filtri corrispondano a ciò che vuoi elaborare.
Interrompi
Il comando di stop è utile nelle ricerche molto ampie se ti accorgi di aver impostato un criterio troppo generico e vuoi correggerlo senza attendere il completamento.
Organigramma o Lista Documenti?
Usa Organigramma se…
Vuoi capire dove si trovano i contenuti e vedere la gerarchia completa.
Usa Lista Documenti se…
Vuoi sapere quali documenti rispettano una combinazione di filtri.
Esempi di utilizzo
Tutti i documenti importanti di un cliente
Seleziona la Carpetta/Sottocarpetta del cliente, includi i livelli inferiori necessari e attiva “Solo in rilievo”.
Tutti i documenti con promemoria in un ramo
Seleziona il ramo, includi i livelli necessari e attiva il filtro relativo ai promemoria.
Cercare anche negli allegati
Definisci prima il ramo corretto e abilita l'inclusione degli allegati; in questo modo l'elenco può comprendere anche i file collegati.