Organigramma completo: a cosa serve
L'Organigramma dà una visione d'insieme dell'archivio senza dover aprire una categoria alla volta. È particolarmente utile per controllare la struttura, verificare dove si trovano documenti e sottolivelli e individuare rapidamente rami molto grandi o poco ordinati.
La struttura ad albero
I nodi rappresentano i diversi livelli dell'archivio e i contenuti collegati. Espandendo un ramo puoi seguire il percorso dalla Carpetta ai livelli inferiori e ai documenti presenti. Il contatore totale e lo stato aiutano a capire quanti elementi sono stati caricati nella vista.
Visualizza solo documenti in rilievo
Riduce l'albero ai contenuti contrassegnati come importanti/in rilievo. È utile per ottenere una vista operativa più corta quando l'archivio è molto grande.
Visualizza conteggio categorie
Aggiunge alla lettura della struttura i conteggi dei contenitori, così puoi capire quali rami contengono più elementi senza aprirli tutti.
Aggiorna
Ricarica l'Organigramma e riallinea la vista allo stato corrente dell'archivio. Usalo dopo inserimenti, spostamenti o modifiche importanti.
Comprimi tutto
Chiude i rami espansi e riporta l'albero a una vista sintetica. È comodo dopo aver esplorato molte sezioni.
Ordinamento documenti
L'Organigramma rispetta l'ordinamento documentale mostrato nella schermata. Questo aiuta a leggere i contenuti con lo stesso criterio usato nel resto dell'archivio.
Quando usare l'Organigramma
- Per verificare la gerarchia prima di riorganizzare categorie.
- Per controllare se una pratica è stata classificata nel ramo corretto.
- Per vedere contemporaneamente livelli e documenti.
- Per individuare rapidamente documenti in rilievo.
- Per fare una verifica generale della struttura dopo migrazioni o importazioni importanti.
Lista Documenti: a cosa serve
Lista Documenti è la vista adatta quando non vuoi navigare cartella per cartella ma vuoi costruire un elenco filtrato. Puoi scegliere il punto di partenza dell'archivio, decidere quali livelli includere e restringere il risultato con condizioni specifiche.
Filtri per Carpetta, Sottocarpetta, Fascicolo e Sottofascicolo
Le selezioni permettono di definire il ramo da cui partire. Più restringi il percorso, più l'elenco sarà mirato.
| Controllo | A cosa serve | Esempio |
|---|---|---|
| Includi sottocarpette | Allarga l'elenco alle sottocarpette appartenenti al ramo selezionato. | Parti da “Clienti” e includi tutte le sottocarpette dei singoli clienti. |
| Includi fascicoli | Comprende anche i Fascicoli raggiungibili dal percorso selezionato. | Visualizza anche le pratiche organizzate come fascicoli. |
| Includi sottofascicoli | Estende ulteriormente la ricerca fino ai Sottofascicoli. | Elenco completo anche nei livelli più profondi. |
| Solo promemoria | Riduce il risultato agli elementi collegati a promemoria/scadenze secondo il filtro previsto. | Controllare i documenti che richiedono un'azione o un avviso. |
| Solo in rilievo | Mostra soltanto i documenti contrassegnati come importanti. | Creare una lista rapida delle pratiche prioritarie. |
| Includi allegati | Comprende gli allegati nel risultato quando vuoi cercare o consultare anche i file collegati. | Trovare un allegato senza ricordare quale documento principale lo contiene. |
Campo di ricerca
Dopo aver definito l'ambito, usa il testo di ricerca per restringere ulteriormente l'elenco. Il vantaggio è combinare la struttura dell'archivio con un criterio testuale invece di cercare nell'intero database.
Risultati, stato e totale
La lista mostra gli elementi trovati e mantiene uno stato dell'operazione e il totale. Se il risultato è troppo ampio, torna ai filtri e restringi il percorso o attiva una delle condizioni.
Anteprima
Quando disponibile per l'elemento selezionato, consente di controllare il documento senza perdere il contesto della lista.
Stampa, salvataggio e invio
La schermata prevede azioni dedicate per lavorare sul risultato, come stampa e, in base al contesto, salvataggio/invio. Prima di operare su un elenco ampio verifica sempre che i filtri corrispondano a ciò che vuoi elaborare.
Interrompi
Il comando di stop è utile nelle ricerche molto ampie se ti accorgi di aver impostato un criterio troppo generico e vuoi correggerlo senza attendere il completamento.
Organigramma o Lista Documenti?
Usa Organigramma se…
Vuoi capire dove si trovano i contenuti e vedere la gerarchia completa.
Usa Lista Documenti se…
Vuoi sapere quali documenti rispettano una combinazione di filtri.
Esempi di utilizzo
Tutti i documenti importanti di un cliente
Seleziona la Carpetta/Sottocarpetta del cliente, includi i livelli inferiori necessari e attiva “Solo in rilievo”.
Tutti i documenti con promemoria in un ramo
Seleziona il ramo, includi i livelli necessari e attiva il filtro relativo ai promemoria.
Cercare anche negli allegati
Definisci prima il ramo corretto e abilita l'inclusione degli allegati; in questo modo l'elenco può comprendere anche i file collegati.