QR Code, PDF e strumenti documentali
Come usare QR Code, unire e convertire file e scegliere quando mantenere più documenti come allegati.
QR Code in Arkiv
Arkiv può usare QR Code come strumento di collegamento e automazione documentale. Quando crei un QR con parametri di archiviazione, il codice può essere letto durante l’acquisizione per riconoscere le informazioni previste dal flusso.
Leggere QR Code dalle scansioni
Nelle Opzioni di inserimento/scansione abilita la lettura QR quando il documento contiene un codice generato per Arkiv. Per aumentare l’affidabilità:
- mantieni il QR ben visibile e non tagliato;
- evita scansioni molto compresse o sfocate;
- usa almeno 200 DPI e qualità elevata;
- controlla sempre i parametri applicati prima del salvataggio definitivo.
Nel Batch lo stesso principio può essere usato anche per separare gruppi di pagine quando un QR/barcode viene impiegato come delimitatore.
Unire più PDF
Quando hai più PDF che devono diventare un unico documento, usa la funzione di composizione/unione invece di archiviarli come file separati per poi ricomporli manualmente.
- Aggiungi i PDF alla composizione.
- Controlla l’ordine.
- Riordina le pagine o i file se necessario.
- Crea il PDF finale.
- Aprilo e verifica che tutte le pagine siano presenti prima di archiviarlo.
Conversioni documentali
Arkiv comprende strumenti per convertire in PDF diversi formati compatibili. In base alla funzione e ai componenti disponibili possono essere gestiti documenti Office/testo/XPS, fogli di calcolo e immagini comuni come JPG, PNG, BMP e TIFF.
La conversione è utile quando vuoi uniformare la consultazione o preparare un file per stampa, unione o archiviazione.
Documenti principali e allegati
Prima di unire o convertire chiediti se i file devono realmente diventare un unico documento o se è meglio conservarli come allegati separati. Gli allegati mantengono i singoli file distinti ma collegati allo stesso record.
Controlli dopo una trasformazione
- Apri il PDF risultante.
- Controlla numero e ordine delle pagine.
- Verifica orientamento e leggibilità.
- Se il documento deve essere ricercabile, verifica l’OCR.
- Non eliminare l’originale esterno finché non hai verificato il risultato quando il tuo flusso richiede di conservarlo.
QR Code: creare un flusso di archiviazione
Un QR Code può essere usato per collegare una scansione a parametri preparati in precedenza. È particolarmente utile quando devi acquisire molti documenti che possono essere identificati già sulla carta.
Controlli per una buona lettura QR
- codice interamente visibile;
- buon contrasto tra codice e sfondo;
- pagina non troppo inclinata;
- risoluzione adeguata;
- nessun ritaglio sul bordo del codice;
- verifica dei parametri richiamati prima del salvataggio.
Comporre PDF da più sorgenti
Puoi arrivare alla composizione da file già presenti o da nuove acquisizioni scanner. Ordina i documenti nell'ordine definitivo, genera il PDF e poi controlla pagina per pagina prima di archiviarlo.
Riordinare e ruotare pagine
Quando la funzione è disponibile nell'anteprima/compositore, correggi l'ordine e l'orientamento prima di generare il PDF finale. È preferibile sistemare il documento una volta sola prima dell'archiviazione.
Conversione in PDF
La conversione è utile per uniformare la consultazione di formati differenti. Dopo ogni conversione verifica font, impaginazione, immagini, numero di pagine e presenza di eventuali elementi non convertiti correttamente.
Quando NON unire i file
Se i file hanno significati diversi o devono mantenere identità autonoma, conservali come allegati anziché fonderli. Unire tutto in un singolo PDF può rendere più difficile distinguere i documenti in futuro.
PDF e OCR
Un PDF può essere perfettamente leggibile a video ma non contenere testo ricercabile. Se proviene da scansione, usa OCR quando vuoi cercare parole nel contenuto.
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