Rubrica e Archivio Password
Contatti e credenziali sempre a portata di mano, con procedure semplici per cercare, usare e proteggere le informazioni.
Rubrica
La Rubrica conserva i contatti usati dalle funzioni di posta. Inserisci i dati realmente utili e mantieni aggiornati gli indirizzi email; durante la composizione puoi richiamare più rapidamente i destinatari senza riscriverli ogni volta.
Come lavorare bene con i contatti
- Usa nomi completi o denominazioni riconoscibili.
- Controlla gli indirizzi prima di inviare documenti sensibili.
- Evita doppioni dello stesso contatto.
- Aggiorna i dati quando una persona cambia indirizzo o organizzazione.
Rubrica e invio email
Quando invii un documento o un Memo, richiama i destinatari dalla Rubrica. Verifica sempre chi riceverà il messaggio e quali allegati verranno inviati.
Archivio Password
L’Archivio Password è un modulo dedicato alle credenziali. Una voce può comprendere titolo, username, password, descrizione, icona e collegamento al sito/servizio.
Le funzioni disponibili comprendono ricerca, visualizzazione controllata della password, copia di username/password, apertura del sito collegato e stampa/esportazione dove previsto.
Trovare rapidamente una credenziale
- Apri Archivio Password.
- Digita una parola nel campo di ricerca.
- Seleziona la voce corretta.
- Copia username o password con gli appositi comandi invece di trascriverli manualmente.
- Apri il sito collegato se configurato.
Buone pratiche di sicurezza
- Non lasciare password visibili sullo schermo più del necessario.
- Non inviare credenziali tramite il modulo contatti del sito.
- Limita l’accesso al modulo agli utenti autorizzati.
- Proteggi anche l’account Windows e l’accesso ad Arkiv.
- Evita password deboli o riutilizzate su più servizi.
Rubrica: organizzare i contatti
Inserisci un contatto una sola volta e aggiorna la voce esistente quando cambiano email, telefono o organizzazione. La qualità della Rubrica incide direttamente sulla velocità e sull'affidabilità degli invii.
Ricerca e suggerimenti email
Durante la scelta dei destinatari usa la ricerca/suggerimenti per richiamare velocemente un indirizzo. Prima dell'invio controlla il destinatario completo, soprattutto in presenza di contatti con nomi simili.
Archivio Password: struttura di una voce
Una credenziale può contenere titolo, username, password, descrizione, icona e indirizzo del servizio. Usa titoli che identifichino il servizio e, se esistono più account, specifica anche il profilo o l'organizzazione.
Copia delle credenziali
Preferisci i comandi Copia username/Copia password quando disponibili. Riduce errori di trascrizione e limita il tempo in cui la password resta visibile.
Apertura del sito collegato
Se hai memorizzato l'indirizzo del servizio, usa il comando di apertura per raggiungerlo. Verifica comunque il dominio prima di inserire credenziali, soprattutto dopo un collegamento ricevuto via email.
Permessi sull'Archivio Password
In un ambiente con più utenti limita l'accesso a chi ne ha necessità. La disponibilità di un archivio condiviso non significa che tutte le credenziali debbano essere visibili a tutti.
Buone pratiche
- usa password diverse per servizi importanti;
- abilita autenticazione aggiuntiva quando il servizio la offre;
- non inserire password nelle richieste di assistenza;
- aggiorna la voce quando una password cambia;
- rimuovi account non più utilizzati soltanto dopo aver verificato che non servano più.
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