Il flusso automatico, dall'inizio alla fine
- Apri Inserisci Documenti e scegli la posizione nell'archivio.
- Apri Opzioni e configura come Arkiv deve interpretare i file che arrivano.
- Trascina uno o più file nell'area Drag & Drop oppure selezionali dal file system.
- Arkiv applica le opzioni di lettura: titolo, data del documento, QR e altri comportamenti attivati.
- Con Passa i documenti automaticamente nei documenti da salvare , ogni file preparato viene accodato alla lista senza richiedere il passaggio manuale uno per uno.
- Controlla la lista finale, gli eventuali allegati e promemoria, quindi salva o protocolla.
Opzioni Lettura / File: cosa fa ogni scelta
| Opzione | Cosa fa | Quando usarla |
|---|---|---|
| Leggi il titolo dal nome del file | Usa il nome del file come base per il titolo del documento, evitando di riscriverlo manualmente. |
Archivi già ordinati con nomi significativi come
Contratto Rossi 2026.pdf
.
|
| Data di creazione del file | Imposta la data del documento leggendo la data di creazione registrata dal file. | Quando la data di creazione del file rappresenta realmente la data che vuoi conservare in Arkiv. |
| Data di ultima modifica | Usa la data dell'ultima modifica del file come data del documento. | Quando lavori con file modificati nel tempo e l'ultima revisione è il riferimento più utile. |
| Lettura QR Code | Se il documento contiene un QR creato per Arkiv, può richiamare i parametri associati e applicarli durante l'acquisizione. | Flussi in cui il foglio o la scansione è stato preparato con un QR di classificazione. |
| Passa automaticamente nei documenti da salvare | Dopo la preparazione, il file viene portato direttamente nella lista dei documenti pronti per il salvataggio. | Inserimenti multipli e Drag & Drop di molti file. |
| Ricorda le categorie | Mantiene la posizione/categorie selezionate per gli inserimenti successivi, invece di costringerti a ripartire ogni volta. | Lotti omogenei destinati tutti allo stesso ramo dell'archivio. |
| Ricorda le impostazioni del Promemoria | Mantiene le impostazioni del promemoria per applicarle anche ai documenti successivi. | Serie di documenti che condividono lo stesso schema di scadenza o avviso. |
| Ricorda le impostazioni | Memorizza le opzioni di Inserisci Documenti e le ricarica alle aperture successive. | Postazioni con un flusso di lavoro stabile e ripetitivo. |
| Riepilogo dopo il salvataggio | Permette di scegliere se mostrare o nascondere la schermata riepilogativa dopo il salvataggio. | Mostralo se vuoi un controllo finale; nascondilo nei flussi molto ripetitivi. |
Drag & Drop di molti file
Puoi selezionare un gruppo numeroso di file e trascinarlo nella zona di acquisizione. Se il passaggio automatico è attivo, Arkiv prepara ogni elemento e lo aggiunge alla lista Documenti da salvare . Il vantaggio è che non devi aprire e confermare ogni file separatamente.
Procedura consigliata per un lotto grande
- Ordina prima i file in Windows e usa nomi comprensibili.
- Se tutti i file vanno nella stessa posizione, seleziona prima Carpetta/Sottocarpetta/Fascicolo/Sottofascicolo e attiva il mantenimento delle categorie.
- Attiva il titolo da nome file se i nomi sono già descrittivi.
- Scegli con attenzione quale data leggere dal file, oppure lascia la data manuale se il dato non è affidabile.
- Attiva il passaggio automatico nella lista.
- Trascina il lotto.
- Prima di salvare, scorri la lista e verifica almeno titolo, data, posizione e numero di elementi.
Quando NON conviene il passaggio automatico
Disattivalo quando ogni documento deve ricevere dati diversi prima di entrare nella lista: categorie differenti, note specifiche, promemoria diversi o un titolo che non può essere ricavato dal nome file.
Scanner Batch e Inserisci Documenti
La stessa logica è utile con lo scanner. Quando una scansione Batch produce più PDF, Arkiv può ricevere tutti i risultati e portarli nel flusso di inserimento. La separazione può essere definita dal profilo scanner, per esempio un PDF per scansione o separazione tramite fogli/codici quando configurata.
Per i flussi di scansione molto grandi consulta anche la guida Scanner e OCR : profili, ADF, duplex, Batch, separazione automatica, Patch-T/QR e riordino fronte-retro sono descritti separatamente.
QR e classificazione automatica
Se utilizzi QR generati da Arkiv con parametri associati, l'opzione di lettura QR permette di riconoscere il codice durante l'acquisizione e recuperare le informazioni previste dal flusso. È utile quando vuoi preparare fisicamente i documenti prima della scansione e ridurre la classificazione manuale successiva.
Categorie e promemoria nei lotti
Ricorda le categorie è pensato per i lotti omogenei. Se stai inserendo 80 fatture nella stessa cartella, eviti di riselezionare la posizione 80 volte. Se invece il lotto contiene documenti per reparti o pratiche differenti, è preferibile disattivare la memorizzazione e verificare ogni posizione.
Ricorda le impostazioni del Promemoria è utile per documenti con lo stesso schema di scadenza. Prima di usarlo su un lotto, controlla sempre che la data e la ricorrenza siano davvero comuni a tutti gli elementi.
Esempi pratici
Importare 100 PDF già nominati
Seleziona la categoria, attiva titolo dal nome file, scegli se leggere la data di creazione o lasciare la data corrente, attiva il passaggio automatico e trascina i 100 PDF. Verifica la lista prima del salvataggio.
Acquisire 30 pratiche dallo scanner
Configura un profilo Batch e il criterio di separazione, acquisisci il lotto, lascia che Arkiv produca i PDF separati e ricevili in Inserisci Documenti. Controlla che il numero dei PDF corrisponda alle pratiche attese.
Inserire documenti con scadenza uguale
Configura il promemoria una volta e usa l'opzione che mantiene le impostazioni del modulo Promemoria. È utile quando tutti i documenti hanno davvero la stessa logica di avviso.
Controllo finale prima del salvataggio
- Numero dei file nella lista uguale al numero atteso.
- Titoli leggibili e non composti da codici incomprensibili.
- Data coerente con la regola scelta.
- Categoria corretta.
- Eventuali promemoria corretti.
- Allegati associati al documento giusto.
- Protocollo utilizzato solo quando previsto dal tuo flusso.