Acquisire da scanner e usare l’OCR
Come scegliere tecnologia e dispositivo, utilizzare profili, qualità, anteprima, batch e rendere ricercabile il testo delle scansioni.
Acquisizione da scanner: come ragionare
Il modulo Scanner di Arkiv è pensato per coprire sia una scansione veloce di una pagina sia flussi più complessi con alimentatore, fronte/retro, OCR, profili e separazione automatica in più PDF. Le opzioni effettivamente disponibili dipendono dallo scanner e dal driver installato.
1. Scegliere la tecnologia: WIA, TWAIN o eSCL
Nella scheda Acquisizione scegli la tecnologia e quindi il dispositivo. Se una modalità non vede lo scanner o non espone tutte le funzioni, prova un’altra tecnologia supportata dal dispositivo.
- WIA: integrazione Windows spesso semplice e immediata.
- TWAIN: può offrire più opzioni del produttore; alcuni driver espongono anche la propria interfaccia.
- eSCL: utile con dispositivi di rete compatibili.
2. Sorgente, alimentatore e fronte/retro
Quando lo scanner lo permette puoi scegliere tra piano, alimentatore automatico e modalità fronte/retro. Per grandi quantità di pagine è normalmente preferibile l’ADF; per documenti delicati o singoli fogli il piano può essere più adatto.
Se i fronti e i retri vengono acquisiti in blocchi separati, Arkiv dispone anche di strumenti di riordino Interleave / Deinterleave e relative varianti per ricostruire la sequenza corretta.
3. DPI, colore, formato e qualità
DPI
Per testi ordinari 200–300 DPI sono spesso un buon punto di partenza. Risoluzioni maggiori aumentano dettaglio e peso del file.
Colore
Usa colore quando devi conservare timbri, evidenziatori o elementi grafici; grigio/B&N possono ridurre il peso nei documenti semplici.
Formato pagina
Seleziona A4 o il formato corretto. Se disponibile, usa formato personalizzato solo quando serve realmente.
Qualità
Una qualità eccessiva può creare file molto grandi. Per QR Code e dettagli minuti privilegia comunque una scansione nitida.
Altri parametri possono includere luminosità, contrasto, allineamento, scala, compressione, correzione inclinazione, ritaglio/adattamento pagina e gestione delle pagine bianche.
4. OCR: rendere ricercabile il contenuto
L’OCR riconosce il testo presente nelle scansioni e lo rende sfruttabile dalla ricerca di Arkiv. È particolarmente utile per fatture, lettere, contratti e documenti che altrimenti sarebbero solo immagini.
- Usa documenti ben allineati e leggibili.
- Evita scansioni troppo scure o sfocate.
- Per testi piccoli aumenta la qualità prima di aumentare in modo indiscriminato i DPI.
- Quando disponibili puoi scegliere modalità più rapida o più accurata in base al documento.
5. Profili scanner nominabili
Se ripeti spesso le stesse acquisizioni, crea profili. Un profilo può memorizzare dispositivo, tecnologia, sorgente, DPI, formato, colore, qualità, correzioni, OCR, anteprima, modalità Batch, separazione e riordino duplex.
Le funzioni previste comprendono Carica, Salva corrente, Duplica, Rinomina ed Elimina . Un buon esempio è avere un profilo “Documenti testo”, uno “Colore”, uno “ADF fronte-retro” e uno “OCR alta qualità”.
6. Batch Scan: acquisire più documenti
Nella scheda Batch e profili puoi gestire acquisizioni ripetute. Le modalità comprendono:
- Singola: una sola acquisizione.
- Chiedi dopo ogni scansione: Arkiv ti permette di decidere se continuare.
- Numero fisso di scansioni: utile quando sai già quante acquisizioni effettuare.
Quando previsto puoi anche definire il numero di scansioni e un’attesa tra una scansione e l’altra.
7. Separare automaticamente in più PDF
Per flussi di scansione più grandi Arkiv può creare più documenti automaticamente:
- nessuna separazione: un unico PDF;
- un PDF per ogni scansione;
- un PDF ogni N pagine;
- separazione tramite foglio Patch-T;
- separazione tramite QR Code / barcode.
Quando usi un foglio separatore puoi scegliere, se l’opzione è disponibile, di non conservarlo nel documento finale. Se la scansione produce più PDF, Inserisci Documenti può ricevere tutti i risultati.
8. Anteprima e correzioni prima del salvataggio
Attiva l’anteprima quando vuoi controllare il risultato prima di riportarlo in Arkiv. È utile per verificare orientamento, ordine, pagine bianche, ritaglio e qualità. Se preferisci usare le opzioni avanzate del produttore, puoi scegliere l’interfaccia originale del driver quando supportata.
Se lo scanner non viene trovato o non parte
- Controlla che il dispositivo sia acceso e visibile in Windows o in rete.
- Premi Aggiorna nell’elenco dei dispositivi.
- Prova WIA, TWAIN o eSCL in base alle capacità dello scanner.
- Se il driver del produttore dispone di interfaccia propria, prova ad abilitarla.
- Riduci temporaneamente opzioni particolari (duplex, formato personalizzato, batch) e prova una scansione semplice.
- Se una tecnologia continua a bloccarsi, usa una delle altre modalità supportate e segnala modello scanner e comportamento all’assistenza.
Scansione semplice: procedura consigliata
- Seleziona tecnologia e dispositivo.
- Scegli Piano oppure Alimentatore.
- Imposta fronte/retro se supportato.
- Seleziona formato pagina, colore e DPI.
- Attiva OCR se vuoi ricercare il testo.
- Attiva l'anteprima se vuoi controllare le pagine.
- Avvia l'acquisizione e verifica il PDF prima dell'archiviazione.
Scegliere tra WIA, TWAIN ed eSCL
Non esiste una modalità migliore in assoluto: dipende dal dispositivo. Se WIA offre le funzioni necessarie è spesso la scelta più lineare. TWAIN può esporre impostazioni specifiche del produttore. eSCL è pensato per dispositivi compatibili raggiungibili in rete. Se una tecnologia non rileva lo scanner, prova una delle altre supportate.
Batch e separazione: esempi pratici
- Un unico fascicolo da 30 pagine: nessuna separazione, un PDF.
- 10 pratiche da 3 pagine: separazione ogni 3 pagine.
- Documenti di lunghezza variabile: separatore Patch-T o QR/barcode.
- Più acquisizioni indipendenti: un PDF per scansione.
Profili: cosa memorizzare
Un profilo è utile quando ripeti sempre la stessa acquisizione. Può comprendere dispositivo, tecnologia, sorgente, DPI, formato, colore, qualità, OCR, anteprima, batch, separazione e riordino duplex. Dai al profilo un nome che descriva il lavoro, ad esempio “Fatture ADF OCR”, “Foto colore” o “Pratiche fronte-retro”.
Fronte/retro acquisito in due passaggi
Se acquisisci prima tutti i fronti e poi tutti i retri, usa gli strumenti di Interleave/Deinterleave quando servono a ricostruire la sequenza. Prima di salvare controlla manualmente le prime e le ultime pagine: un ordine errato su molte pagine può essere difficile da notare dopo l'archiviazione.
Pagine bianche, inclinazione e ritaglio
Le correzioni automatiche possono velocizzare il lavoro, ma devono essere calibrate sul documento. Una soglia troppo aggressiva per le pagine bianche può eliminare fogli con poche annotazioni; un ritaglio troppo forte può tagliare timbri o margini. Per documenti importanti usa l'anteprima.
OCR: quando usare modalità veloce o accurata
Per grandi quantità di testo nitido può essere sufficiente la modalità più rapida. Per scansioni difficili, caratteri piccoli o documenti che devono essere cercati con precisione, usa la modalità più accurata quando disponibile. Il risultato dipende comunque dalla qualità dell'immagine originale.
DPI e dimensione del file
Aumentare i DPI aumenta il numero di pixel e quindi, in genere, il peso. Per documenti A4 testuali 200–300 DPI sono spesso adeguati; usa valori superiori quando hai caratteri minuti, dettagli grafici o esigenze specifiche. Non usare 600 DPI automaticamente per tutto.
Scanner di rete
Con eSCL o altre modalità supportate, verifica che scanner e PC siano sulla rete corretta e che il dispositivo sia raggiungibile. Se l'indirizzo dello scanner cambia spesso, una configurazione di rete stabile rende più affidabile il richiamo del dispositivo.
Diagnosi rapida
Lo scanner compare ma non acquisisce
Prova una scansione semplice: A4, una pagina, senza batch e senza duplex. Se funziona, riattiva una opzione alla volta.
Il PDF è troppo pesante
Valuta colore/grigio, DPI e qualità. Non ridurre la leggibilità necessaria solo per risparmiare spazio.
L'OCR non trova le parole
Controlla nitidezza, orientamento e contrasto; poi ripeti con qualità adeguata. Una foto sfocata resta difficile anche per un buon OCR.
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