Quando usare la Ricerca avanzata
- Quando il titolo del documento non basta.
- Quando ricordi una parola presente dentro un PDF o un file Office.
- Quando devi limitare la ricerca a una Carpetta o pratica.
- Quando vuoi includere o escludere i livelli inferiori.
- Quando cerchi solo documenti in rilievo.
- Quando vuoi raggruppare i risultati per percorso per capire dove sono archiviati.
Filtri percorso
I quattro filtri Carpetta, Sottocarpetta, Fascicolo e Sottofascicolo stabiliscono l'area dell'archivio nella quale cercare. Puoi partire da “Tutte/Tutti” per una ricerca globale oppure selezionare progressivamente un ramo specifico.
Includi livelli inferiori
Se è attivo, la ricerca non si ferma al livello selezionato ma comprende anche i livelli sottostanti. È molto utile quando selezioni una Carpetta e vuoi cercare in tutta la sua struttura senza scegliere manualmente ogni Sottocarpetta e Fascicolo.
Ricerca per: scegliere il dato da interrogare
Il menu Ricerca per indica quale dato di Arkiv vuoi confrontare con il testo digitato. Nell'interfaccia può essere selezionato, per esempio, un criterio come Nome/Memo; le voci disponibili dipendono dal tipo di ricerca previsto dalla schermata. Scegli il campo più vicino all'informazione che ricordi.
Cerca nel contenuto dei file
È l'opzione che trasforma la ricerca da semplice interrogazione dei dati dell'archivio a ricerca anche nei file. Quando la attivi, diventano rilevanti i tipi di file da analizzare.
| Tipo | Cosa viene cercato | Nota pratica |
|---|---|---|
| Testo / Web | File testuali e formati web supportati, come TXT, HTML e CSV. | Molto veloce quando il contenuto è già testo. |
| PDF con testo | PDF che contengono testo selezionabile/indicizzabile. | È il caso tipico dei PDF generati da software. |
| PDF scannerizzati (OCR) | PDF nati da scansione, per i quali è necessario il riconoscimento del testo. | La qualità della scansione influenza il riconoscimento. |
| Word | Documenti Word supportati, inclusi i formati indicati dall'interfaccia. | Utile per lettere, contratti e relazioni. |
| Excel | Fogli di calcolo supportati. | Utile quando la parola può trovarsi nelle celle. |
| Immagini OCR | Immagini come JPG, PNG, TIFF quando viene usato il riconoscimento OCR. | Preferisci immagini nitide e dritte. |
Arkiv può inoltre estendere la ricerca ad allegati e archivi compressi secondo le opzioni e i formati gestiti dalla funzione. Più tipi attivi e più ampio il percorso, maggiore può essere il tempo necessario.
Solo in rilievo
Limita il risultato ai documenti contrassegnati come importanti. Usalo quando vuoi cercare all'interno delle sole pratiche prioritarie.
Raggruppa per percorso
Organizza i risultati in base alla posizione nell'archivio. È molto utile quando la stessa parola compare in molti documenti e vuoi distinguere subito i diversi rami.
Capire la griglia dei risultati
La griglia può mostrare informazioni come Documento/elemento, Carpetta/percorso, Protocollo, data di inserimento, scadenza e tipo/file . Il percorso ti dice dove si trova il risultato; protocollo e date aiutano a distinguere omonimi o versioni simili.
Il doppio clic consente, dove previsto dalla schermata, di aprire il risultato; l'ordinamento per intestazione aiuta a confrontare più elementi.
Strategie di ricerca efficaci
- Inizia con una parola significativa, non con un'intera frase.
- Se i risultati sono troppi, restringi prima il percorso.
- Attiva la ricerca nel contenuto solo quando la parola può trovarsi dentro i file.
- Se cerchi una scansione, abilita il tipo OCR appropriato.
- Se conosci già protocollo o data, usali per ridurre drasticamente i risultati.
- Usa il raggruppamento per percorso quando lo stesso termine ricorre in più pratiche.
Perché una ricerca può essere più lenta
Leggere i dati di Arkiv è normalmente più leggero che aprire e analizzare molti file. Cercare nel contenuto di PDF, Office, immagini OCR, allegati o archivi compressi richiede più lavoro. Se l'archivio è grande, limita prima il ramo e i tipi di file.
Se l'OCR non trova una parola
- Controlla che la pagina non sia ruotata o troppo inclinata.
- Verifica risoluzione e contrasto della scansione.
- Prova una parola più semplice o senza punteggiatura.
- Se il documento contiene testo nativo, usa la ricerca PDF con testo invece dell'OCR.
Esempi pratici
Trovo una fattura ricordando solo una parola nel PDF
Seleziona il ramo più probabile, attiva “Cerca nel contenuto dei file”, abilita PDF con testo (o PDF scannerizzati/OCR se è una scansione), digita la parola e avvia la ricerca.
Cerco un allegato senza ricordare il documento principale
Usa una ricerca che comprenda gli allegati e restringi il percorso se conosci almeno la Carpetta o pratica. Cerca una parola significativa del nome o del contenuto.
Voglio solo le pratiche importanti
Attiva “Solo in rilievo” e aggiungi eventualmente un filtro di percorso o una parola.