Ricerca avanzata e visualizzazione documenti
Come combinare i filtri, cercare dentro i file e usare gli strumenti di consultazione e ricerca testuale del visualizzatore.
Ricerca rapida dalla schermata principale
Per trovare velocemente un elemento puoi usare il campo di ricerca nella parte superiore di Arkiv. Seleziona il tipo di criterio disponibile, digita una parola significativa e avvia la ricerca. È il metodo migliore quando conosci già nome, memo o un dato evidente.
Ricerca avanzata: restringere il percorso
Quando una ricerca semplice restituisce troppi risultati, apri Ricerca avanzata . I filtri di percorso permettono di scegliere Carpetta, Sottocarpetta, Fascicolo e Sottofascicolo. L’opzione Includi livelli inferiori estende la ricerca ai contenitori sottostanti.
Combina pochi filtri alla volta: partire da categoria + periodo + parola chiave è spesso più efficace che selezionare tutto subito.
Cercare nel contenuto dei file
Attivando Cerca nel contenuto dei file , Arkiv può estendere la ricerca oltre i soli dati del record. In base ai tipi selezionati può leggere:
- PDF che contengono testo;
- PDF scannerizzati quando il testo è disponibile tramite OCR;
- documenti Word e formati testuali compatibili;
- fogli Excel compatibili;
- file di testo/Web/CSV;
- immagini elaborate con OCR;
- allegati e, quando previsto, contenuti presenti in archivi compressi.
Solo in rilievo e raggruppamento
Usa Solo in rilievo per concentrarti sui documenti marcati come importanti. Il raggruppamento per percorso rende più leggibili i risultati quando provengono da molte categorie diverse.
Leggere e ordinare i risultati
La griglia può mostrare documento/elemento, Carpetta o percorso, protocollo, data di inserimento, scadenza e tipo/file. Il doppio clic apre il documento. Quando disponibile puoi ordinare facendo clic sull’intestazione della colonna.
Se non trovi nulla
- Riduci il numero di filtri.
- Prova una parola più corta o un sinonimo.
- Verifica la categoria scelta.
- Se cerchi dentro una scansione, controlla che l’OCR sia stato eseguito.
- Se cerchi un allegato, abilita l’estensione della ricerca agli allegati.
Visualizzare un documento
Nella finestra documento trovi le aree Anteprima, Dati, Promemoria e Allegati . I comandi possono includere Modifica, Apri file, Invia email, Stampa, Esporta, Preferiti, In rilievo e altre azioni compatibili con il tipo di file.
Strumenti PDF
Nel visualizzatore PDF puoi navigare tra le pagine, ruotare, adattare alla larghezza o all’altezza, zoomare, selezionare testo, cercare parole, stampare e usare lo schermo intero. La ricerca testuale nel PDF è particolarmente utile per documenti lunghi.
- Adatta: mostra la pagina intera.
- Larghezza/Altezza: adatta la pagina alla dimensione scelta.
- Selezione testo: consente di evidenziare/copiarne il contenuto quando il PDF contiene testo.
- Ricerca: trova la parola e passa ai risultati successivi/precedenti.
- Schermo intero: aumenta lo spazio utile per la lettura.
Strategie utili per grandi archivi
- Parti dal percorso quando conosci l’area dell’archivio.
- Aggiungi il periodo se il contenuto è molto numeroso.
- Usa la ricerca nei file solo quando il dato non è nei metadati.
- Salva nei Preferiti i documenti consultati spesso.
- Usa il rilievo per evidenziare temporaneamente elementi importanti.
Metodo di ricerca consigliato
- Parti da una parola significativa.
- Se i risultati sono troppi, limita il percorso.
- Aggiungi un intervallo di date.
- Usa protocollo o altri dati certi quando li conosci.
- Attiva la ricerca nel contenuto solo quando il dato non è nei campi descrittivi.
- Estendi agli allegati quando il testo può trovarsi in un file collegato.
Ricerca per percorso
Carpetta, Sottocarpetta, Fascicolo e Sottofascicolo possono essere usati come filtri. L'opzione per includere i livelli inferiori è utile quando conosci l'area generale ma non il fascicolo esatto.
Ricerca per protocollo, titolo, note e date
Usa i campi più affidabili. Il protocollo è ideale quando conosci il numero; titolo e note sono più flessibili; le date consentono di ridurre rapidamente archivi molto grandi. Se una data è incerta usa un intervallo, non un solo giorno.
Ricerca nel contenuto e OCR
La ricerca nel contenuto può lavorare su file che espongono testo e su scansioni elaborate con OCR. Quando una parola non viene trovata in una scansione, prova ad aprire il documento e verificare se il testo è stato realmente riconosciuto.
Allegati e file compressi
Quando il flusso lo permette, estendi la ricerca agli allegati e ai formati selezionati. Ricorda che cercare in molti file è più impegnativo di cercare nei soli dati del database: applica prima qualche filtro se l'archivio è molto grande.
Ordinamento e confronto dei risultati
Ordina le colonne per data, titolo, protocollo o altro criterio disponibile. Il raggruppamento per percorso aiuta a capire subito in quale area dell'archivio si trovano risultati simili.
Visualizzatore PDF: uso quotidiano
- usa zoom/adatta larghezza per leggere documenti lunghi;
- ruota le pagine quando l'orientamento non è corretto;
- usa la ricerca interna per trovare una parola nel PDF aperto;
- seleziona e copia testo quando il PDF lo consente;
- usa lo schermo intero quando serve più spazio di lettura;
- stampa o esporta solo dopo aver verificato il documento selezionato.
Documento principale e allegati nella visualizzazione
Prima di sostituire o aggiungere file controlla se stai lavorando sul documento principale o su un allegato. Una pratica con molti allegati può contenere file simili: aprili prima dell'operazione per evitare sostituzioni errate.
Quando una ricerca sembra lenta
Riduci percorso e periodo, seleziona solo i formati che ti interessano e attiva la ricerca nel contenuto solo quando necessaria. In una rete, controlla anche la qualità del collegamento con il server che ospita documenti e database.
Serve un altro argomento?
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