Inserire e protocollare documenti
Guida pratica per aggiungere documenti da file, drag & drop, scanner o posta e completarli con dati, allegati e promemoria.
Prima di iniziare
Inserisci Documenti è la schermata in cui prepari un nuovo elemento dell’archivio. Puoi partire da un file già presente sul PC o in rete, trascinarlo da Windows, acquisirlo da scanner oppure richiamarlo dalla posta. Prima della conferma puoi completare i dati, scegliere la posizione, aggiungere allegati e collegare un promemoria.
1. Compilare i dati del documento
Nella scheda Documento inserisci le informazioni che descrivono il contenuto. In base alla configurazione possono essere presenti titolo, data, note, tipologia Entrata/Uscita, protocollo e altri dati collegati.
- Titolo: usa un testo comprensibile anche a distanza di tempo. Evita titoli generici come “documento” o “scansione”.
- Data documento: indica la data effettiva del documento quando è nota; non confonderla con la data in cui lo stai archiviando.
- Note: usale per informazioni che aiutano a capire il contenuto ma che non devono sostituire un titolo chiaro.
- Entrata/Uscita: seleziona la direzione corretta se il tuo archivio utilizza questa classificazione.
2. Scegliere la posizione nell’archivio
Arkiv organizza i contenuti attraverso Carpetta → Sottocarpetta → Fascicolo → Sottofascicolo . Non è necessario usare sempre tutti i livelli: seleziona solo quelli che servono alla struttura del tuo archivio.
- Scegli la Carpetta principale.
- Se necessario seleziona la Sottocarpetta.
- Prosegui con Fascicolo e Sottofascicolo solo quando esistono.
- Se il contenitore non esiste, usa i pulsanti di creazione rapida quando disponibili.
Se lavori spesso nella stessa posizione, Arkiv può mantenere alcune scelte tra un inserimento e il successivo quando l’opzione corrispondente è attiva.
3. Aggiungere il documento principale
Puoi alimentare la lista dei documenti da inserire in più modi:
Drag & Drop
Trascina uno o più file da Esplora file nell’area dedicata. È il metodo più rapido quando i documenti sono già sul PC o su una cartella di rete.
Da file
Usa il comando di scelta file quando preferisci selezionare manualmente il documento dalla finestra di Windows.
Scanner
Apri l’acquisizione scanner, scegli dispositivo e profilo, acquisisci e riporta il risultato direttamente nella schermata di inserimento.
Posta / Outlook
Richiama un messaggio e i relativi allegati dalla funzione di posta e trasformali in materiale da archiviare.
I file originali aggiunti da una cartella non vengono semplicemente “spostati” dalla loro posizione solo perché li hai trascinati nella lista: verifica comunque sempre il risultato prima della conferma finale.
Inserire più file
La lista a destra consente di controllare ciò che verrà salvato. Se l’acquisizione scanner produce più PDF, Arkiv può riportare più risultati nella schermata di inserimento; controlla quindi quantità, nomi e stato dei file prima di procedere.
4. Gestire gli allegati
La scheda Allegati serve per collegare altri file allo stesso documento senza creare record separati. È utile, ad esempio, per una pratica con documento principale, ricevute, immagini, email o file di supporto.
- Controlla sempre quale file è il principale e quali sono allegati.
- Evita duplicati inutili.
- Usa nomi riconoscibili quando il file non ha già un nome descrittivo.
- Quando disponibile, apri il file dalla lista per verificare di aver selezionato quello corretto.
5. Collegare un promemoria
Dalla scheda Promemoria puoi associare una scadenza al documento. Imposta data, anticipo e ricorrenza solo quando servono realmente: in questo modo gli avvisi rimangono utili e non diventano rumore.
Le ricorrenze possono essere giornaliere, settimanali, mensili o annuali; il valore 0 giorni prima consente di ricevere l’avviso il giorno stesso.
6. Controllare le Opzioni
La scheda Opzioni raccoglie comportamenti utili per l’inserimento. In base alla configurazione puoi trovare, tra le altre cose, memorizzazione delle categorie, lettura di QR Code e impostazioni legate al trattamento dei file.
7. Salvare o protocollare
Quando tutti i dati sono corretti puoi salvare il documento. Se il flusso di lavoro richiede il protocollo, usa il comando Protocolla e salva : il numero e gli altri riferimenti restano collegati al documento insieme ai dati di classificazione.
Se è disponibile il salvataggio con report, usalo quando ti serve una conferma o un riepilogo dell’operazione svolta.
Controllo finale consigliato
- Titolo chiaro.
- Data e tipologia corrette.
- Carpetta/percorso corretti.
- Documento principale presente.
- Allegati verificati.
- Promemoria coerente.
- Protocollo applicato solo quando previsto.
Problemi comuni
Il file non compare nella lista
Riprova con il pulsante Da file e verifica che il file sia accessibile e non bloccato da un’altra applicazione.
Ho scelto la categoria sbagliata
Correggi la posizione prima del salvataggio. Se il documento è già stato registrato, usa le funzioni di modifica/spostamento previste invece di creare un duplicato.
Lo scanner restituisce più PDF
Controlla la modalità Batch/separazione: Arkiv può ricevere tutti i risultati e aggiungerli alla lista. Se volevi un solo PDF, rivedi la separazione automatica nello scanner.
Inserimento completo: dalla sorgente al salvataggio
La schermata Inserisci Documenti non serve soltanto a scegliere un file: è il punto in cui file, metadati, posizione, allegati, protocollo e promemoria vengono collegati allo stesso elemento dell'archivio. Per questo è utile completare l'operazione con un ordine costante.
Ordine consigliato
- Scegli la posizione nell'archivio.
- Compila titolo, data e gli altri dati descrittivi.
- Aggiungi il documento principale.
- Aprilo dalla lista e verifica che sia quello giusto.
- Aggiungi eventuali allegati.
- Imposta promemoria/scadenze.
- Controlla le opzioni automatiche.
- Salva o protocolla.
Titolo, data e note: come renderli utili alla ricerca
Il titolo dovrebbe descrivere il documento con parole che useresti anche per cercarlo in futuro. La data dovrebbe riferirsi al documento o al flusso scelto, mentre le note possono contenere informazioni complementari. Evita di duplicare tutto il testo del documento nelle note: per il contenuto esistono ricerca e OCR.
Inserimento multiplo
Quando aggiungi più file, controlla se devono diventare più documenti distinti oppure un documento con allegati . Se il loro significato archivistico è diverso, mantenerli separati facilita ricerche e scadenze. Se invece fanno parte della stessa pratica, gli allegati possono essere più adatti.
Acquisizione da scanner durante l'inserimento
Il risultato dello scanner rientra nella lista dei file da archiviare. Se usi Batch e separazione automatica, possono rientrare più PDF: prima di salvare verifica quanti documenti sono stati generati e che la separazione corrisponda alle pratiche reali.
QR Code e parametri di archiviazione
Se il flusso usa QR Code creati da Arkiv, abilita la lettura nelle opzioni appropriate. Il codice può richiamare parametri associati al documento; controlla comunque il risultato prima della conferma. Per una lettura affidabile evita QR tagliati, sfocati o troppo piccoli.
Protocollo: controlli prima della conferma
- verifica Entrata/Uscita quando utilizzata;
- controlla data e oggetto/titolo;
- assicurati che il file principale sia quello definitivo;
- controlla allegati e relativo numero;
- verifica la posizione archivistica;
- solo dopo usa il comando di protocollazione previsto dal flusso.
Correggere un documento già inserito
Se hai sbagliato un dato, modifica il record esistente quando possibile invece di inserire una seconda copia. Se devi sostituire il file principale usa la funzione dedicata e controlla gli allegati, così lo storico logico del documento resta più ordinato.
File già aperti o non accessibili
Se Arkiv non riesce ad aggiungere o aprire un file, verifica che esista ancora, che non sia stato spostato e che l'utente abbia accesso alla cartella. Nei percorsi di rete controlla anche che il server sia raggiungibile.
Serve un altro argomento?
Torna alla guida completa oppure chiedi all’Assistente Arkiv dal pulsante “?” in basso a destra.