Impostazioni, percorsi e backup
Come configurare Arkiv, modificare i percorsi di documenti e database, predisporre i client in rete e gestire backup, Cloud e posta.
La schermata Impostazioni
Le Impostazioni sono suddivise per argomento così da non mescolare configurazioni diverse. Le aree principali comprendono Impostazioni principali, Gestione Cloud, Avanzate, Modifica Percorsi, Gestione Backup, Gestione Utenti, Posta in Uscita e le altre sezioni abilitate nella tua installazione.
Impostazioni principali
Qui trovi le preferenze di uso quotidiano. Tra quelle visibili nell’interfaccia corrente:
- email personale usata come riferimento nelle funzioni di posta;
- colore/tema dell’interfaccia;
- proporzioni PDF per file importati e acquisiti;
- timbro del protocollo sui documenti, quando usato;
- trasferimento file con interfaccia Windows;
- intervallo di manutenzione del database;
- numero di documenti recenti da visualizzare;
- avvio di servizi/promemoria collegati, quando previsto.
Modifica Percorsi
Questa sezione è fondamentale perché Arkiv tiene distinti percorso database , percorso documenti e, dove previsto, percorso backup . Prima di cambiarli annota i valori correnti.
Configurare i client in rete
- Predisponi sul PC/server centrale il database e la cartella documenti.
- Condividi le cartelle con i permessi corretti.
- Assicurati che il server abbia un indirizzo stabile.
- Su ogni client apri Impostazioni → Modifica Percorsi .
- Imposta separatamente il percorso del database e quello dei documenti verso il server.
- Salva e verifica apertura, ricerca e inserimento da ogni postazione.
Per la procedura completa consulta Arkiv in rete .
Gestione Backup
Il backup deve proteggere sia i dati dell’archivio sia i documenti. Nella gestione dedicata puoi configurare le opzioni previste dalla tua installazione, compresi backup automatici, database, documenti e destinazioni abilitate.
Buona pratica
- Conserva almeno una copia su un supporto/destinazione diversa dal PC principale.
- Controlla periodicamente che il backup sia leggibile.
- Prima di un ripristino crea una copia dello stato corrente.
- In rete esegui il backup dal punto centrale, non da copie locali non aggiornate.
Gestione Cloud
La sezione Cloud raccoglie servizi e percorsi configurabili. Per ogni servizio disponibile controlla percorso, stato, attivazione e comportamento automatico. Se l’archivio è già in uso, evita di cambiare contemporaneamente percorso locale e sincronizzazione senza aver verificato dove risiedono i file.
Posta in uscita
Configura l’invio email inserendo i parametri richiesti dal tuo servizio di posta. Possono comprendere nome utente, password, server, porta, sicurezza SSL/TLS, uso delle credenziali Windows e testi predefiniti. Quando disponibile usa il Test invio prima di affidarti alla configurazione per i documenti reali.
Gestione Utenti
Negli archivi condivisi puoi gestire utenti e autorizzazioni. Assegna solo i permessi realmente necessari, soprattutto per creazione/modifica/eliminazione di contenitori e documenti. Approfondisci in Utenti, profili e permessi .
Manutenzione e controlli periodici
Una manutenzione regolare aiuta a mantenere l’archivio ordinato. Usa gli strumenti previsti dal programma, evita interventi manuali sul database mentre Arkiv è aperto e conserva sempre un backup recente prima di operazioni straordinarie.
Configurare Arkiv in modo ordinato
Prima di cambiare più impostazioni insieme, annota i valori esistenti. Modifica un'area alla volta e verifica il risultato. Questo è particolarmente importante per percorsi, backup, Cloud, posta e scanner .
Percorso database e percorso documenti
Sono due configurazioni distinte. Il database contiene le informazioni dell'archivio; la cartella documenti contiene i file archiviati. In rete possono trovarsi sullo stesso server ma vanno comunque impostati nei rispettivi campi.
Backup: cosa deve proteggere
Un backup utile deve permettere di ricostruire l'archivio: non basta copiare solo il database se i documenti sono altrove, e non basta copiare solo i PDF se mancano i dati che li classificano.
Strategia consigliata
- backup automatico frequente;
- una copia su destinazione diversa dal disco principale;
- controllo periodico dello spazio disponibile;
- test occasionale di apertura dei file copiati;
- copia aggiuntiva prima di modifiche importanti o spostamenti.
Ripristino
Il ripristino sovrascrive o ricostruisce dati: prima crea una copia dello stato corrente e assicurati di aver scelto il backup giusto. Se lavori in rete, evita che altri utenti continuino a modificare l'archivio durante un ripristino.
Cloud e copie esterne
Quando usi una destinazione Cloud o sincronizzata, verifica dove risiede la copia e come viene aggiornata. Una sincronizzazione non sostituisce automaticamente una strategia di backup: cancellazioni o errori possono essere sincronizzati anch'essi.
Posta in uscita
Dopo la configurazione effettua un test. Se l'invio smette di funzionare dopo un cambio password o una modifica del provider, aggiorna i parametri e riprova prima di inviare documenti importanti.
Impostazioni in rete
Documenta i percorsi usati dai client. Se cambi il nome del server, la condivisione o l'indirizzo, ricordati che tutte le postazioni devono continuare a raggiungere le risorse configurate.
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