Utenti, profili e permessi
Come organizzare gli accessi in un archivio condiviso e assegnare a ogni operatore soltanto le autorizzazioni necessarie.
Profili utente
Negli archivi condivisi ogni persona può accedere con il proprio profilo. Questo permette di distinguere utenti, preferenze e autorizzazioni e rende più chiaro anche il quadro delle attività.
Assegnare solo i permessi necessari
La Gestione Utenti consente di configurare autorizzazioni sulle aree dell’archivio. In particolare, possono essere presenti permessi distinti per inserire, modificare o eliminare contenitori e documenti.
Permessi sui documenti
Valuta separatamente la possibilità di inserire, modificare ed eliminare documenti. L’eliminazione è il permesso più delicato e dovrebbe essere riservata a chi ne ha realmente bisogno.
Permessi sui contenitori
Creare o rinominare una Carpetta modifica la struttura per tutti gli utenti che condividono l’archivio. Limita quindi gestione e cancellazione delle categorie agli operatori responsabili dell’organizzazione.
Utenti in un’installazione di rete
Tutti i client possono lavorare sullo stesso database e sugli stessi documenti, ma ogni utente mantiene il proprio accesso e i propri permessi. La condivisione Windows delle cartelle e i permessi interni di Arkiv sono due livelli diversi: entrambi devono essere corretti.
Password e cambio credenziali
Usa password non banali e non condividerle tra più persone. Quando è disponibile il cambio password, effettualo dal profilo/area utente prevista. Se una password viene dimenticata usa la procedura di recupero invece di creare account duplicati.
Checklist per un nuovo utente
- Nome utente riconoscibile.
- Email corretta se utilizzata.
- Password personale.
- Permessi contenitori verificati.
- Permessi documenti verificati.
- Test di accesso dalla postazione.
Creare un nuovo utente: procedura
- Apri Gestione Utenti.
- Crea il profilo con un nome riconoscibile.
- Assegna una password personale quando prevista.
- Imposta i permessi sui contenitori.
- Imposta i permessi sui documenti.
- Salva.
- Accedi con il nuovo profilo e prova le operazioni che deve svolgere.
Separare consultazione e modifica
Un utente che deve soltanto cercare e aprire documenti può avere un profilo più restrittivo di chi inserisce o modifica. La cancellazione dovrebbe essere concessa solo a chi ne ha reale necessità.
Permessi e condivisioni Windows
Sono due livelli indipendenti. Arkiv può autorizzare un'operazione, ma il sistema operativo deve comunque consentire l'accesso ai file e al database. Se un utente vede una funzione ma riceve un errore di accesso alla cartella, controlla anche i permessi della condivisione.
Utente che cambia ruolo
Aggiorna il profilo esistente invece di crearne uno nuovo senza motivo. Rivedi permessi e accessi quando cambiano mansioni o responsabilità.
Utente non più autorizzato
Disabilita o rimuovi l'accesso secondo le funzioni disponibili e verifica che non restino credenziali condivise. In rete valuta anche i permessi del sistema operativo.
Controllo periodico
- utenti ancora attivi;
- permessi di eliminazione;
- profili amministrativi;
- password condivise;
- accessi a Rubrica/Password/Impostazioni sensibili.
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