Statistiche, Assistente e strumenti
Come leggere statistiche e riepiloghi dell’archivio, usare l’Assistente locale, il Menu, i documenti recenti e gli strumenti aggiuntivi.
Statistiche Arkiv
Le Statistiche permettono di leggere l’archivio per periodo e capire come viene utilizzato. Puoi scegliere Oggi, 7 giorni, Mese, Anno, Tutto oppure impostare un intervallo personalizzato.
Indicatori principali
Nella parte superiore puoi vedere quantità di documenti, utenti, attività nel periodo, attività di oggi/mese e spazio occupato dai documenti. I valori dipendono dal periodo selezionato e dalle opzioni attive.
Attività utenti
La vista utenti consente di confrontare totale attività, periodo selezionato, ultimi anni/mesi/giorni, giorni attivi, media giornaliera, prima e ultima attività. Usa il filtro utente quando vuoi concentrarti su una singola postazione/profilo.
Riepilogo archivio
Il riepilogo raccoglie informazioni su:
- Carpette, Sottocarpette, Fascicoli e Sottofascicoli;
- documenti, allegati, Memo, eventi/promemoria;
- rubrica, email, password, QR e preferiti quando conteggiati;
- dimensione database, documenti e backup;
- distribuzione per tipo di file.
La stessa schermata può mostrare anche lo stato della licenza della postazione.
Esportare i dati
Quando disponibili usa PDF o CSV per esportare il riepilogo o l’attività degli utenti. Il CSV è utile per ulteriori elaborazioni, il PDF per una copia pronta da leggere/stampare.
Assistente Arkiv nel programma
L’Assistente locale raccoglie numerosi argomenti e permette di scrivere domande con parole normali. Puoi chiedere, ad esempio, come inserire più documenti, cercare dentro PDF e allegati, unire PDF, usare QR Code, aggiornare Arkiv, configurare backup, Cloud, rubrica, password e molte altre funzioni.
Menu, recenti e scorciatoie
Il Menu riunisce operazioni frequenti e documenti recenti. Tra i comandi disponibili puoi trovare Stampa documenti, Aggiornamenti, Modifica percorsi, sito, informazioni, Cronologia documenti, Gestione utenti, Impostazioni, Contatta assistenza e Tutti i recenti.
Usa i recenti per tornare rapidamente ai documenti appena consultati e i Preferiti per gli elementi che vuoi mantenere a portata di mano più a lungo.
Leggere le statistiche senza interpretazioni errate
Prima di confrontare numeri, controlla il periodo selezionato. “Oggi”, “Mese”, “Anno” e intervallo personalizzato possono produrre risultati molto diversi. Se confronti utenti, usa lo stesso periodo per tutti.
Spazio occupato
Il riepilogo dello spazio aiuta a capire quanto pesano documenti, database e backup. Una crescita improvvisa può dipendere da scansioni ad altissima risoluzione, molti allegati o backup accumulati.
Tipi di file
La distribuzione per estensione aiuta a capire come viene usato l'archivio. Se una tipologia cresce molto, valuta se il processo di acquisizione sta creando file più grandi del necessario.
Attività utenti
Usa le statistiche come strumento organizzativo, non come unico indicatore della qualità del lavoro. Il numero di operazioni non descrive da solo complessità o valore delle attività svolte.
Esportazioni
Il PDF è utile per una fotografia leggibile del riepilogo; il CSV è più adatto a ulteriori elaborazioni. Prima di condividere un report controlla che non contenga informazioni che non devono uscire dall'organizzazione.
Assistente Arkiv nel programma e Assistente del sito
L'Assistente integrato nel programma contiene una knowledge base locale molto ampia; quello del sito integra il manuale web e lo storico aggiornamenti. Puoi usare entrambi: il sito è utile anche prima dell'installazione, mentre il programma può guidarti direttamente durante l'uso.
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