Quando usare il protocollo
Usalo quando il tuo metodo di lavoro richiede una numerazione progressiva o un riferimento stabile. Può essere utile per corrispondenza, pratiche, contratti, comunicazioni, documenti ricevuti o inviati e in generale quando il numero di protocollo è un dato importante per la ricerca futura.
Protocollo durante l'inserimento
- Apri Inserisci Documenti .
- Compila titolo, data, note e posizione nell'archivio.
- Seleziona la tipologia prevista, per esempio Entrata o Uscita.
- Usa il comando di salvataggio/protocollazione previsto dalla schermata.
- Controlla il numero assegnato e verifica il documento appena registrato.
Quali dati conviene controllare
| Dato | Perché è importante |
|---|---|
| Titolo | Deve permettere di riconoscere il contenuto anche senza aprire il file. |
| Data documento | Aiuta filtri cronologici, ricerche e ordinamenti. |
| Entrata/Uscita | Distingue la direzione del documento nel flusso di lavoro. |
| Categoria/percorso | Colloca il documento nella pratica corretta. |
| Allegati | Mantiene insieme file principali e documentazione collegata. |
| Promemoria | Consente di legare scadenze e attività al documento. |
Ritrovare un protocollo
Quando ricordi il numero, usa la ricerca dedicata ai dati del documento. Se non ricordi il numero esatto, combina percorso, intervallo di date, titolo o altre informazioni conosciute. Nella Ricerca avanzata puoi restringere progressivamente i risultati senza dover sapere in anticipo dove si trova il file.
Timbro protocollo sui documenti
Nelle Impostazioni è presente la gestione del timbro protocollo. Quando la funzione è prevista dal tuo flusso, controlla stile e comportamento prima di applicarla a documenti reali, specialmente se lavori con scansioni o PDF già firmati/generati da altri sistemi.
Protocollare molti documenti
Se devi gestire grandi quantità di file, prepara prima classificazione e automazioni di inserimento. Titolo dal nome file, data automatica, categorie mantenute e passaggio nella lista dei documenti da salvare possono ridurre molto il lavoro ripetitivo. Prima della protocollazione finale verifica sempre che ogni elemento sia associato alla pratica corretta.
Errori comuni
- Usare titoli troppo generici.
- Confondere data del file con data del documento.
- Salvare nella categoria sbagliata perché è rimasta selezionata da un inserimento precedente.
- Dimenticare allegati o promemoria prima della registrazione definitiva.
- Usare un protocollo come unico criterio di ricerca quando sono disponibili anche categorie e altri dati.
Approfondimenti collegati
Inserire documenti → · Automazioni di inserimento → · Ricerca avanzata →