Manuale operativo completo

1. Installazione e primo avvio

Scarica il pacchetto ufficiale, estrailo completamente, avvia il setup e scegli la destinazione. Al primo avvio verifica i percorsi e lascia completare i controlli iniziali. Prima di migrare una vecchia installazione conserva sempre una copia dei dati.

Checklist primo avvio

• percorso documenti;
• percorso database;
• backup;
• utenti e permessi;
• scanner;
• posta;
• rete se multi-postazione.

2. Struttura dell'archivio

La gerarchia è Carpetta → Sottocarpetta → Fascicolo → Sottofascicolo. Usa solo i livelli che servono. Nomi coerenti e una struttura prevedibile migliorano ricerca, inserimento e collaborazione.

Creare un contenitore

1. apri il livello padre;
2. scegli il tipo di contenitore;
3. assegna nome;
4. eventuale icona/gruppo;
5. eventuale protezione;
6. salva.

Protezione delle Carpette/categorie con password

Se una Carpetta deve essere riservata, puoi associarle una password di protezione. Arkiv controlla la password prima di aprire la categoria e applica lo stesso controllo quando un documento collegato viene richiamato dai Documenti recenti o da una scorciatoia. Usa questa protezione come livello aggiuntivo e configura comunque correttamente utenti e autorizzazioni.

Per i passaggi completi consulta Proteggere una Carpetta o categoria con password.

Gruppi

I gruppi classificano trasversalmente categorie, documenti o promemoria senza sostituire il percorso gerarchico.

3. Inserimento documenti

Puoi inserire da file, Drag & Drop, scanner e posta. Compila i dati, scegli la posizione, aggiungi il file principale, controlla gli allegati, imposta eventuale promemoria e infine salva/protocolla.

Metadati

Titolo, data, note, protocollo e classificazioni devono aiutare a riconoscere il documento senza doverlo aprire.

Allegati

Usali per file collegati allo stesso documento. Se un file ha vita archivistica autonoma, valuta invece un documento separato.

Protocollo

Controlla dati e file prima della conferma: il protocollo deve essere associato all'elemento corretto.

4. Scanner

Seleziona tecnologia, dispositivo, sorgente, DPI, colore, formato e qualità. Le modalità disponibili possono comprendere WIA, TWAIN ed eSCL.

ADF e duplex

Usa l'alimentatore automatico per molti fogli e il fronte/retro quando supportato. Per acquisizioni in due passaggi puoi usare gli strumenti di riordino.

Profili

Salva le configurazioni ricorrenti per richiamare rapidamente dispositivo, DPI, OCR, batch e separazione.

Batch

Puoi acquisire singolarmente, chiedere se continuare dopo ogni scansione o impostare un numero fisso di scansioni.

Separazione automatica

In base al flusso puoi ottenere un unico PDF, un PDF per scansione, un PDF ogni N pagine o separare con Patch-T/QR/barcode.

5. OCR

L'OCR riconosce il testo delle scansioni e lo rende utilizzabile dalla ricerca. La qualità del risultato dipende da nitidezza, orientamento, contrasto e dimensione dei caratteri.

Quando usarlo

Fatture, lettere, contratti, protocolli scansionati e qualsiasi documento che vuoi trovare attraverso parole contenute nelle pagine.

6. Ricerca

Combina parola chiave, percorso, date, protocollo e altri filtri. Attiva la ricerca nel contenuto quando il dato può trovarsi dentro il file.

Ricerca negli allegati

Estendila agli allegati quando il documento principale non contiene l'informazione cercata.

Grandi archivi

Restringi prima percorso e periodo, poi attiva la ricerca profonda.

7. Visualizzazione documenti

Apri il documento, controlla dati, allegati e promemoria. Per i PDF usa zoom, adatta, rotazione, ricerca testo, selezione, stampa e schermo intero quando disponibili.

Sostituire il file principale

Verifica di essere sul documento corretto e che il nuovo file sia definitivo. Non confondere la sostituzione del principale con l'aggiunta di un allegato.

8. Posta e Outlook

Importa messaggi e allegati, poi completa la classificazione nell'archivio. Per l'invio usa Rubrica, controlla destinatari e allegati e configura correttamente la posta in uscita.

9. Memo e Promemoria

I Memo sono appunti testuali archiviabili. I Promemoria gestiscono scadenze e ricorrenze giornaliere, settimanali, mensili o annuali, con anticipo configurabile anche a 0 giorni.

10. Rubrica

Conserva contatti e indirizzi utili alle funzioni email. Evita duplicati, aggiorna i dati esistenti e verifica sempre il destinatario prima dell'invio.

11. Archivio Password

Conserva credenziali con titolo, username, password, descrizione, icona e sito. Usa copia username/password, ricerca e apertura del sito quando disponibili. Limita l'accesso agli utenti autorizzati.

12. QR Code

I QR Code possono richiamare parametri di archiviazione o essere usati come separatori in acquisizioni. Mantieni il codice nitido e controlla sempre i dati applicati.

13. PDF e conversioni

Unisci file quando devono diventare un unico documento; usa allegati quando devono restare distinti. Dopo conversioni o composizioni verifica numero, ordine, orientamento e leggibilità delle pagine.

14. Impostazioni

Le aree comprendono impostazioni principali, percorsi, backup, utenti, posta, Cloud e altre configurazioni abilitate. Cambia un'impostazione alla volta e verifica il risultato.

15. Rete multi-postazione

Prepara un server/PC centrale, condividi le risorse e configura su ogni client percorso documenti e percorso database verso il punto centrale. Usa un indirizzo stabile e verifica i permessi.

16. Backup e ripristino

Proteggi database e documenti. Conserva almeno una copia su una destinazione diversa e verifica periodicamente i backup. Prima di un ripristino crea una copia dello stato corrente.

17. Cloud

Configura le destinazioni disponibili e controlla come vengono aggiornate. Una sincronizzazione non sostituisce automaticamente un backup indipendente.

18. Utenti e permessi

Assegna a ogni operatore solo le autorizzazioni necessarie. Distingui consultazione, inserimento, modifica, gestione contenitori ed eliminazione. In rete controlla anche i permessi del sistema operativo.

19. Statistiche

Analizza documenti, attività, utenti, spazio e tipi di file per il periodo selezionato. Usa PDF per report leggibili e CSV per elaborazioni.

20. Preferiti e recenti

I Preferiti mantengono a portata di mano gli elementi importanti; i Recenti aiutano a tornare rapidamente su ciò che hai appena consultato. Non modificano la classificazione reale.

21. Accessibilità e lettura

Usa le opzioni di ingrandimento, contrasto, spaziatura e riduzione animazioni del sito. Nel programma sfrutta schermo intero e controlli di visualizzazione quando disponibili.

22. Licenze con donazione volontaria

Arkiv resta funzionalmente utilizzabile anche con il banner. La donazione libera dal sito sostiene il progetto ma non rimuove il banner. Per la rimozione usa Attivazione nel programma e scegli tra Periodica, A vita Standard e A vita con Supporto Tecnico secondo le condizioni mostrate.

23. Aggiornamenti

Consulta le note, chiudi lavori non salvati e lascia completare la procedura. Il sito mostra lo storico degli aggiornamenti e l'Assistente può cercare anche nelle note delle versioni.

24. Risoluzione dei problemi

Prima identifica l'area: percorso, rete, scanner, posta, permessi o aggiornamento. Prova la funzione in modalità semplice, annota l'errore e verifica se il problema riguarda una sola postazione o tutte.

25. Assistente Arkiv

Scrivi domande naturali come “come inserisco più documenti?”, “come separo le scansioni con QR?”, “come configuro un client di rete?” o “in quale aggiornamento è cambiato l'OCR?”. L'assistente cerca prima nella knowledge base e nelle guide e poi, per le domande sulle versioni, nello storico aggiornamenti.